Säkrare distribution av läkemedel tack vare TrueMobile Track & Trace

Bristande kontroll och spårbarhet av leveranser av läkemedel

Landstingsservice som ansvarar för alla transporter i Värmlands landsting, hade dålig kontroll på leveranserna av apotekslådor med läkemedel till landstingets sjukhus, vårdcentraler och tandkliniker. Leveranserna dokumenterades knapphändigt med papper och penna och något system för kvittering användes inte. Apotekslådorna lämnades utan kvittering och leveranserna följdes aldrig upp.

Inget system för kvittering

“Om en låda försvann eller levererades till fel adress var det både svårt och tidskrävande att reda ut vad som hade hänt och vem som bar ansvaret,” säger Staffan Flodin, projektledare för införandet av TrueMobile Track & Trace i Värmlands landsting. “Eftersom lådorna kunde innehålla narkotiska preparat var det kritiskt att öka kontrollen med en tydlig överlämning av ansvaret vid både upphämtningen från Apotekets centrallager och vid leveransen till beställaren ute i verksamheten.”

Landstinget i Värmland (LiV) arbetar med hälso- och sjukvård och tandvård för de 273.000 invånarna i landstinget. Den värmländska hälso-  och sjukvården driver primärvård och sjukhusvård. Det finns ett trettiotal vårdcentraler, ett länssjukhus i Karlstad samt länsdelssjukhus i Arvika och Torsby. Tandvården har 40 kliniker i länet. Landstingsservice är ansvarig för alla transporter samt kost, städ, teletjänster och kundservice.

System för spårbarhet med mobilt IT-stöd

Efter en offentlig upphandling och möten med flera leverantörer, föll valet på Optidevs lösning TrueMobile Track & Trace. Systemet består av handdatorer för använding i fält och en kundwebb med säker inloggning för spårbarhet av gods i realtid. TrueMobile Track & Trace är ett helt fristående system och det krävdes därför inte någon koppling till sjukhusets nätverk.

Fast månadskostnad

Landstingsservice betalar en fast månadshyra per användare och då sköter Optidev all drift samt tillhandahåller support och 24-timmars utbytesservice om en handdator krånglar.

Streckkodsmärkta leveransplatser och apotekslådor

I samband med upphandlingen, togs ett helhetsgrepp kring säkerheten. Varje leveransplats försågs med lås och märktes med en streckkod som var unik. Apotekslådorna är numera plomberade och varje låda märks med en Data Matrix-kod som innehåller ett unikt sändningsnummer samt lådans leveransadress.

Streckkodsläsning ger spårbarhet

Transportören skannar lådan vid både upphämtning och leverans. Vid leveransen skannar transportören även den unika kod som finns på leveransplatsen för att bekräfta att lådan har levererats till rätt adress. Via handdatorns skärm är det möjligt för mottageren av signera direkt på skärmen men denna funktion används inte av LiV dagsläget. Däremot håller LiV på att införa nya ID-kort med streckkod för all personal. När detta system är fullt utrullat kommer man även att kunna kvittera leveranser genom att läsa av mottagarens ID-kort.

Hemsida för spårbarhet

All data tidstämplas och skickas i realtid via mobiltelefonnätet till TrueMobile Web som är Optidevs kundwebb för godssökningar. Här kan Landstingsservice se status på sina upphämtningar och leveranser genom att söka på sändningsnummer.

Varje leveransplats är märkt med en unik streckkod som skannas som leveranskvittering.

De plomberade apotekslådorna skannas när de hämtas på centrallagret och när de levereras. 

Ökad spårbarhet och effektivitet

Det nya systemet har ökat spårbarheten och kvaliteten på Landstingsservice tjänster samtidigt som transportörerna kan arbeta mer effektivt. Med hjälp av handdatorn verifieras att lådorna levereras till rätt adress och all information blir direkt sökbar på webben. Om problem uppstår är det betydligt enklare än förut att reda ut vad som har hänt. Alla moment finns dokumenterade elektroniskt och några papper behöver aldrig administreras.

Tydligt ansvarsöverlämnande

”Tack vare det nya handdatorsystemet har vi kontroll på alla apotekslådor som vi levererar och kan undvika leveransproblem,” menar Flodin. ”Ansvaret för lådorna blir tydligare och vi kan direkt ge svar på om en låda har levererats eller är på väg ut.”

Snabb implementation

Det faktum att lösningen är stand-alone och inte behöver integreras med några andra system eller med sjukhusets nätverk, gjorde det snabbt att komma igång. En annan fördel är att alla programuppdateringar i handdatorn sker automatiskt via mobiltelefonnätet.

”Driften sköts av Optidev och vår it-avdelning behöver inte belastas med mer arbete,” förklarar Flodin. ”Systemet kommunicerar via mobiltelefonnätet och behövde därför inte kopplas ihop med sjukhusets nätverk, något sparade mycket tid vid införandet”.

Användarvänligt gränssnitt

Handhavandet är smidigt och någon egentlig utbildning för att använda systemet behövs inte. Applikationen är logiskt uppbyggd med knappar och symboler som speglar LiV:s verksamhet.

Nöjda uppdragsgivare

“Handdatorn är enkel att använda och har blivit väl mottagen bland våra medarbetare”, berättar Flodin. “Vi stötte på lite motstånd i början men nu är det mest positivt då våra kunder är nöjdare och vi uppfattas som mer professionella.”

”Driften sköts av Optidev och vår IT-avdelning behöver inte belastas med mer arbete. Systemet kommunicerar via mobiltelefonnätet och behövde därför inte kopplas ihop med sjukhusets nätverk, något sparade mycket tid vid införandet”.

Staffan Flodin, projektledare  mobilitetsprojektet, Landstingsservice

24-timmars utbytesservice

Optidevs 24-timmars utbytessprogram för service var en annan viktig komponent vid valet av leverantör. Enheter som behöver repareras registreras via webben och Optidev skickar en färdigkonfigurerad och laddad utbytesenhet inom 24 timmar.

Skalbar lösning

“Skalbarhet och flexibilitet var andra viktiga systemkrav för trygga framtida behov,” förklarar Flodin. ”Vi ser redan flera nya användningsområden för systemet, inklusive transport av sängar, labblådor och godstransporter."

TrueMobile Trace & Trace baseras på en moduluppbyggd programvara som snabbt kan byggas ut med fler funktioner och användare.

Låg månadskostnad

Användning av färdigutvecklade programmoduler gör att du som kund får mer för dina pengar. Du betalar ingen startkostnad, bara en fast månadshyra per användare.

 
Flexibel & framtidsäker

Lösningen kan anpassas till din verksamhet och plattformen utvecklas kontinuerligt med nya funktioner. Nya funktioner eller fler användare kan enkelt läggas till när behov uppstår.

Hög driftsäkerhet

Optidev tar ansvar för hela lösningen och sköter drift och support så att du som kund kan fokusera på kärnverksamheten. Lösningen består av noggrant testade programmoduler som ger hög driftsäkerhet.
 

Ingen installation

Systemet kommunicerar via 3G och det krävs därför ingen lokal närverkskoppling eller installation av WLAN.

24-timmars utbytesservice

Minskar risken för produktionsavbrott och du behöver inte administrera några reservenheter. Utbytesenheten konfigureras och programladdas innan de skickas till dig.

TrueMobile är består av färdigutvecklade, noggrant testade programmoduler som kan anpassas efter kundens behov.